一般事務の職務経歴書の書き方｜採用担当に伝わる記入例と無料テンプレート

一般事務の職務経歴書で評価されるのは、「どれだけの量を、どれだけ正確に、どう工夫して回してきたか」が具体的に伝わるかどうかです。「電話応対、来客対応、データ入力」と業務名を並べるだけでは、ほかの応募者との違いが伝わりません。

「事務には売上のような数字がないから、書くことがない」と感じる人は多いはずです。実際には、処理した件数、サポートした人数、ミスの件数、短縮した時間など、事務の仕事は数字に置き換えやすい要素であふれています。

この記事では、メーカーで総務と営業事務を約5年半経験した人の記入例をもとに、項目ごとの書き方と、なぜそう書くと評価されるのかを解説します。営業アシスタント寄り・総務寄り・経理補助寄り・派遣で複数社を経験した人の書き分け方も紹介します。

一般事務の職務経歴書の記入例

まずは完成イメージです。精密部品メーカーで総務を2年半、営業事務を3年経験した人を想定しています。画像をタップすると拡大できます。

この記入例と同じ形式のテンプレートを無料で用意しています。Word・Excel・PDFの3形式で、それぞれ空欄テンプレートと記入見本の2点セットです。

データで見る：一般事務の転職で、職務経歴書が合否を分ける理由

書き方の前に、一般事務の転職市場と、企業が事務の転職者に何を求めているのかを公的な統計と転職サービスのデータで確認しておきましょう。

一般事務は、求人より求職者が多い職種

厚生労働省の「一般職業紹介状況」では、ハローワークでの職業別の求人倍率がわかります。2026年8月の有効求人倍率は、職業計の1.06倍に対して、一般事務の職業は0.29倍でした。仕事を探している人3人以上に対して、求人は1件ほどしかない計算です。

出典：一般職業紹介状況（令和8年8月分）について（厚生労働省）　参考統計表

同じ事務でも、会計事務の職業は0.55倍と、一般事務より高くなっています。この統計はハローワーク経由の求人と求職者だけを集計したもので、転職市場全体をそのまま表すものではありません。それでも、一般事務の希望者が多く、求人に応募が集まりやすい傾向ははっきり読み取れます。

転職サービスの集計でも、事務・アシスタントは0.5倍前後

転職サービスdodaの「転職求人倍率レポート」でも、傾向は同じです。2026年1〜8月の「事務・アシスタント」の転職求人倍率は0.52〜0.65倍で推移し、全体（2.38〜2.86倍）を大きく下回っています。

出典：doda転職求人倍率レポート データ（パーソルキャリア）

求人1件に複数の応募者が集まる職種では、職務経歴書で「ほかの人との違い」を示せるかどうかが書類選考の分かれ目になります。同じ「一般事務5年」でも、何をどれだけ担当し、どんな工夫をしてきたかが具体的な人のほうが、面接に呼ばれやすいと考えられます。

企業が事務の転職者に期待するのは「即戦力」と「適応力」

厚生労働省が2026年9月に公表した「転職者実態調査」では、事業所が「事務的な仕事」で転職者を採用した理由を調べています。この区分には、一般事務のほか、人事・会計・営業販売などの事務も含まれます。

出典：令和7（2025）年転職者実態調査の概況（厚生労働省）　表4

「離職者の補充」（51.8%）を除くと、最も多いのは「経験を活かし即戦力になる」（41.5%）です。従業員1,000人以上の事業所に限ると、この割合は76.4%にのぼります。前任者が辞めた穴を、教育の手間をかけずに埋めてほしいという事情がうかがえます。

もうひとつ目立つのが「職場への適応力がある」（36.5%）です。事務の仕事は、社内のさまざまな人から依頼を受けて進めるものです。新しい職場のやり方や人にすぐなじめるかも、採用で重視されていることがわかります。

採用担当が一般事務の職務経歴書で見ている3つのこと

ここまでのデータと、採用の現場でよく見られる傾向を踏まえると、一般事務の採用担当は書類を読みながら次の3つを確認しています。どの項目を書くときも、このどれかが伝わるかを意識しましょう。

1. 任せられる業務の範囲と量どんな業務を、何人分・何件くらい担当してきたか。入社後すぐに任せられる仕事がイメージできるか。
2. 正確さと仕事の進め方ミスを防ぐ工夫や、依頼が重なったときの段取りなど、安心して仕事を任せられる根拠があるか。
3. PCスキルの実務レベルソフト名だけでなく、どの機能を使って何を作れるか。応募先の業務でそのまま使えるレベルか。

項目別の書き方：OK例とNG例の違い

ここからは項目ごとに、NG例とOK例を並べて解説します。同じ経験でも、書き方ひとつで採用担当の受け取り方は大きく変わります。

職務要約：「誰の・何の事務を・どれだけ」を3〜5行で

職務要約は、採用担当が最初に読む部分です。経験年数、所属部署、誰をサポートしてきたか、業務量、代表的な成果を3〜5行にまとめます。

職務経歴：業務名に「量」と「前→後の変化」を添える

職務経歴は、一般事務の職務経歴書でいちばん重要な項目です。下の画像の3つのポイントを押さえると、同じ経験でも伝わり方が大きく変わります。

特に差がつくのが、業務内容と実績の書き方です。

活かせる経験・知識・スキル：応募先で使えるものを3つに絞る

事務の経験を全部並べるのではなく、応募先の求人票に書かれた業務と重なるものを3つ程度に絞って箇条書きにします。

PCスキル：関数名と「何件・何人分」まで書く

事務職の書類では、PCスキル欄が想像以上によく読まれます。「Excel：中級」のような自己評価は、人によって基準が違うため判断材料になりません。使える関数・機能と、それで何をどれだけ処理したかまで書きましょう。

自己PR：強みは2つまで、必ずエピソードと数字を添える

自己PRは「強み → それを発揮したエピソード → 結果の数字」の順に書くと説得力が出ます。事務職なら、正確さ・段取り・改善のいずれかを軸にすると書きやすくなります。

担当業務・職場別：職務経歴書の書き分け方

一般事務は、配属先によって仕事の中身が大きく変わる職種です。採用担当が見るポイントと、強調すべき数字も変わります。まずは全体像を表で確認し、そのあと自分に近いタイプの解説を読んでください。

タイプ	採用担当が見るポイント	強調したい数字
営業アシスタント寄り	営業を支える処理量と、依頼をさばく段取り	サポート人数、受発注・見積の件数、取引先数
総務・庶務寄り	社内の幅広い依頼に対応できる守備範囲	対象の従業員数、行事・手続きの件数、コスト削減額
経理補助寄り	数字を扱う正確さと、締め日を守る力	仕訳・伝票の件数、締め日数、差異・ミスの件数
派遣・契約で複数社	新しい職場にすぐ慣れて戦力になる力	派遣先の数、業務を覚えた期間、契約更新の回数

営業アシスタント寄り（営業事務）

営業事務では、営業担当が売ることに集中できるよう、受発注や見積、納期調整を正確に速く回せるかが見られます。「誰を何人支えていたか」と「処理量」を最初に書くのがポイントです。

総務・庶務寄り

総務・庶務は、備品管理から行事の運営、社内手続きまで、業務の幅が広いのが特徴です。幅広さをそのまま並べると焦点がぼやけるため、「何人の社員を支えていたか」を軸に、代表的な業務の量と改善を書きます。

経理補助寄り

経理補助の経験がある事務は、数字を扱う正確さを示しやすいのが強みです。仕訳や伝票の件数に加えて、「締め日を守った」「差異を出さなかった」という信頼性を数字で書きます。

派遣・契約社員で複数社を経験

派遣や契約で複数の職場を経験した人は、職歴が多く見えることを気にしがちです。ですが、データで見た「適応力」を示しやすい立場でもあります。派遣元と派遣先を正しく書き分け、各職場で何を任されたかを短くまとめます。

あわせて読みたい：営業事務の職務経歴書の書き方

2026年の一般事務とAI：職務経歴書にどう書くか

事務の仕事は、生成AIの影響を受けやすい仕事の一つです。パーソルキャリア（doda）が2026年3月に発表した「企業のAI活用実態と人材戦略に関する調査」では、中途採用が今後減る領域として最も多く挙がったのが「定型・ルーティン業務中心の職種」、次いで「バックオフィス職種」でした。

ただし、この調査の対象は、AIツールを導入・活用している従業員501人以上の企業の人事・採用担当者515人です。日本の企業全体の傾向を表すものではありません。また、減ると見込まれているのは「定型作業が中心の仕事」で、事務の仕事そのものがなくなるわけではないと考えられます。

入力や転記のような作業は、AIやシステムに置き換わりやすくなります。一方で、例外への対応、部署をまたぐ調整、業務を手順や仕組みにすることは、引き続き人に任される部分だと考えられます。この記事で紹介してきた「ミスが起きない仕組みづくり」「依頼の段取り」「手順書での共有」は、まさにその力を職務経歴書で見せる書き方です。

AIをどこまで書くかは、応募先によって大きく違う

AIの使い方や、どの程度の活用を求めるかは、応募先の規模・業界・社内ルールによって大きく異なります。IPA（情報処理推進機構）の「DX動向2026」では、AIを導入している企業は従業員1,001人以上で8割近くにのぼる一方、101人以下では16.6%にとどまります。

AIを使った経験がないからといって、書類選考で不利になると考える必要はありません。まずは求人票に「生成AI」「AIツール」などの記載があるかを確認しましょう。記載があれば具体的に書き、なければPCスキル欄に1行添える程度で十分です。

一般事務で現実的なAIの使い方

総務省の「令和8年版 情報通信白書」によると、企業が生成AIを使っている業務では「議事録・メール作成補助」が約7割と最も高くなっています。事務の仕事では、たとえば次のような使い方が現実的です。

• 会議の議事録や、メール・社内案内文の下書きをつくり、事実関係を自分で確認して仕上げる
• Excelの関数やマクロの書き方を質問し、集計表や管理表づくりに役立てる
• 業務の流れを箇条書きで伝え、マニュアル・手順書のたたき台をつくる
• よくある問い合わせへの回答文のひな形をつくり、担当者による表現のばらつきをなくす
• 長い社内規程や通知文を要約して、要点を確認する

いずれも、AIには「下書き」や「たたき台」を任せ、最終的な確認と判断は自分で行う使い方です。作業の時間を減らし、その分を確認や調整に回せることが、事務の仕事でAIを使う価値といえます。

「何の業務で・どう使い・何が変わったか」を書く

「生成AIを活用」とだけ書いても、採用担当には何ができるのかが伝わりません。ほかの業務と同じように、対象の業務・使い方・結果をセットで書きます。

使うときの注意点と、書くときの注意点

事務の仕事では、社員の個人情報や取引先との条件など、外に出してはいけない情報を日常的に扱います。AIの経験を書くときは、次の3点を添えると安心感が伝わります。

• 機密情報・個人情報をAIに入力しなかった
• 会社が認めたツールを、社内ルールの範囲で使った
• AIの出力をそのまま使わず、自分で確認・修正した

使った経験を実際より大きく書くのは避けましょう。面接で「どんな指示を出したか」「出力のどこを直したか」と聞かれても、答えられる範囲にとどめます。数回試しただけなら、PCスキル欄に「生成AIでメール文面の下書きを作成した経験あり」と書く程度で十分です。

AIを使っていない・禁止の職場だった人は

情報管理の方針から、生成AIの利用を禁止している職場は珍しくありません。その場合、無理にAIの経験を書く必要はありません。ルールに従って業務を進めてきたこと自体が、情報を扱う事務職として大切な姿勢です。

代わりに、業務を仕組みにした経験を書きましょう。Excelの関数やテンプレートで集計時間を短くした、手順書をつくって業務を共有した、チェック表でミスを減らした、といった経験は、AIを使った効率化と同じ「仕事のやり方を自分で改善できる力」を示します。こうした力のある人は、AIを使う職場に移っても、新しい道具として取り入れやすいと考えられます。

実績の数字が書けないときの対処法

「毎日同じ仕事の繰り返しで、成果と呼べるものがない」と感じる人こそ、ここを読んでください。事務の仕事は、次の5つの切り口で考えると、ほとんどの業務を数字に置き換えられます。

切り口	数字にする例	書き方の例
業務量	件数・人数・頻度	郵便物の受発送 1日平均40件
正確さ	ミスの件数・期限の遵守	請求書の発行ミス 年間0件
効率化	かかる時間の前と後	月次集計 約8時間→約2時間
段取り・調整	調整の相手・規模	営業15名と工場・物流の納期調整
PCスキル	使った機能×データ量	ピボットテーブルで月600件を集計

数字は、社内の記録から拾い直すのがいちばん確実です。システムの処理件数、メールの送信履歴、カレンダーの予定、手元の管理表などを見返すと、思い出せなかった数字が見つかります。正確な数字がわからない場合は「約」「月平均」をつけて、実態から大きくずれない範囲で書きましょう。

あわせて読みたい：アピールできる実績がない人の職務経歴書の書き方

提出前のチェックリスト

書き終えたら、提出前に次の項目を確認しましょう。

• 職務要約に、経験年数・部署・誰をサポートしたか・業務量が入っている
• 主な業務に、件数・人数・頻度などの「量」を添えている
• 正確さや効率化の成果を「前→後」の数字で1つ以上書いている
• PCスキルを、関数名・機能と扱ったデータ量まで書いている
• AIの経験を書く場合は、業務・使い方・変化と、情報の扱いで気をつけたことを書いている
• 自己PRの強みにエピソードと数字が添えてある
• A4で1〜2枚に収まり、誤字脱字や表記ゆれがない

事務職の書類は、それ自体が「書類をつくる力」の見本として読まれます。誤字脱字や、「Excel」と「エクセル」が混ざるような表記ゆれは、ほかの職種以上に厳しく見られると考えておきましょう。

よくある質問

一般事務の職務経歴書は何枚が適切ですか？

A4で1〜2枚が目安です。業務の量や工夫を具体的に書くと2枚になることが多いですが、経験が長い人でも3枚以内に収めましょう。

業務内容が多すぎて、全部書ききれません。

応募先の求人票に書かれた業務と重なるものを優先して書きます。量の多い業務、工夫した業務を中心にし、そのほかは「その他、電話・来客対応」のように1行にまとめて構いません。

MOSなどの資格がないと不利ですか？

資格がなくても、PCスキル欄に関数名や作成した資料、扱ったデータの量を具体的に書けば、実務レベルは十分伝わります。資格は、スキルを客観的に示す補足と考えましょう。

派遣社員の経験は、職務経歴書にどう書けばいいですか？

派遣元の会社名と、派遣先の業種・規模を書き分けます。そのうえで、各派遣先で担当した業務と量、業務を覚えるまでの期間などを書くと、適応力が伝わります。

AIを使った経験がないと、事務職の転職で不利になりますか？

AIの活用をどの程度求めるかは応募先によって大きく違い、経験がないことだけで不利になるとは限りません。求人票に生成AIやAIツールの記載がある場合は、関数やテンプレートで業務を効率化した経験を具体的に書き、新しいツールを覚えることに前向きな姿勢を伝えましょう。