総務の職務経歴書の書き方｜採用担当に伝わる記入例と無料テンプレート

総務の職務経歴書で評価されるのは、「どの領域を、どれだけの規模で任され、何を動かしてきたか」が具体的に伝わるかどうかです。「備品管理、契約管理、株主総会、社内イベント」と業務を並べるだけでは、採用担当はあなたに任せられる仕事の範囲を判断できません。

総務は「会社の何でも屋」と言われるほど守備範囲の広い仕事です。そのぶん、職務経歴書が業務の一覧表になりやすく、オフィス移転や規程の整備といった大きな仕事をしてきた人でも、その価値が伝わらないことがよくあります。

この記事では、上場している物流会社で拠点総務から本社総務まで約11年半を経験した人の記入例をもとに、項目ごとの書き方と、なぜそう書くと評価されるのかを解説します。中小企業の総務全般、上場企業の総務、ファシリティ・オフィス移転、一般事務から総務へ移りたい人の書き分け方も紹介します。

総務の職務経歴書の記入例

まずは完成イメージです。従業員約1,200名・22拠点の物流会社で、物流センターの総務を3年、本社総務を8年半経験し、現在は主任を務めている人を想定しています。画像をタップすると拡大できます。

この記入例と同じ形式のテンプレートを無料で用意しています。Word・Excel・PDFの3形式で、それぞれ空欄テンプレートと記入見本の2点セットです。

データで見る：総務の転職で、職務経歴書が合否を分ける理由

書き方の前に、総務の求人の状況と、いま総務の仕事がどう広がっているのかを、転職サービスと官公庁のデータで確認しておきましょう。

総務を含む「企画・管理」は、事務・アシスタントの約5倍の求人倍率

転職サービスdodaの「転職求人倍率レポート」では、総務は「企画・管理」という職種区分に入ります。2026年8月の転職求人倍率は、「企画・管理」が3.28倍でした。同じ月の「事務・アシスタント」は0.65倍で、約5倍の開きがあります。

出典：doda転職求人倍率レポート データ（パーソルキャリア）（2026年9月17日発表分まで）

ただし「企画・管理」には、総務のほか人事・経理・法務・経営企画なども含まれます。総務だけの倍率ではない点に注意してください。それでも、同じ管理部門の仕事でも、「事務」として応募するか「総務の専門職」として応募するかで、競争の状況は大きく変わると考えられます。

中堅企業でもBCP（事業継続計画）の策定が5割を超えた

内閣府の「企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査」では、BCPを策定済みの企業は、2025年度の調査で大企業75.8%、中堅企業54.8%でした。中堅企業は前回から9.3ポイント上がり、初めて5割を超えています。

出典：令和7年度 企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査（概要）（内閣府）（2026年3月公表）

BCPは、災害や感染症が起きても事業を止めないための計画です。多くの会社で、防災訓練や備蓄、安否確認の仕組みと一緒に総務が担当しています。同じ調査では、全従業員分の飲料水を備蓄している企業は、大企業で93.2%、中堅企業で76.7%でした。BCP・防災は、いまや大企業だけの仕事ではないことがわかります。

テレワークの導入率は、会社の規模で4倍以上の差がある

総務省の「令和7年通信利用動向調査」では、テレワークを導入している企業は50.1%でした。2019年の20.2%から、2020年には47.5%へと一気に増えています。このとき、在宅勤務のルールづくりやパソコンの手配、オフィスの見直しを担ったのが、多くの会社の総務です。

出典：令和7年通信利用動向調査の結果（概要）（総務省）（2026年5月29日公表）

資本金規模別に見ると、50億円以上の企業では88.3%が導入している一方、1,000万円未満では19.5%にとどまります。会社の規模によって、総務が向き合う課題そのものが違うということです。

採用担当が総務の職務経歴書で見ている3つのこと

ここまでのデータと、採用の現場でよく言われる傾向を踏まえると、総務の採用担当は書類を読みながら次の3つを確認しています。どの項目を書くときも、このどれかが伝わるかを意識しましょう。

1. 担当範囲と対象規模どの領域（ファシリティ、株主総会、規程、BCP、契約など）を、何名・何拠点の会社で、どこまで任されていたか。
2. プロジェクトの成果オフィス移転やペーパーレス化などを、どれだけの期間で進め、いくらのコストを減らしたか。
3. 社内調整の力立場の違う部署・経営層・社外の業者をまとめ、期限どおりに物事を動かせるか。

項目別の書き方：OK例とNG例の違い

ここからは項目ごとに、NG例とOK例を並べて解説します。同じ経験でも、書き方ひとつで採用担当の受け取り方は大きく変わります。

職務要約：会社の規模・担当領域・代表的なプロジェクトを3〜5行で

職務要約は、採用担当が最初に読む部分です。総務の場合は、会社の規模（従業員数・拠点数）、担当してきた領域、代表的なプロジェクトの成果を3〜5行にまとめます。

職務経歴：プロジェクトは「役割・期間・関係者・結果」で書く

職務経歴は、総務の職務経歴書でいちばん重要な項目です。下の画像の3つのポイントを押さえると、同じ経験でも伝わり方が大きく変わります。

特に差がつくのが、オフィス移転のようなプロジェクトの書き方です。

活かせる経験・知識・スキル：領域と規模をセットで3〜4つ

総務の経験を全部並べるのではなく、応募先の求人票に書かれた仕事と重なるものを3〜4つに絞ります。それぞれに対象規模を入れるのがコツです。

PCスキル・使用システム：「導入したか、運用したか」まで書く

総務は、電子契約、ワークフロー（稟議の電子化）、文書管理、安否確認など、全社で使うシステムを選んで導入する立場になることが多い仕事です。製品名を書くかどうかより、導入・設定・管理者としての運用・利用のどこまで担ったかを書くほうが評価されます。

自己PR：強みは2つまで、調整の相手と数字を添える

自己PRは「強み → それを発揮したエピソード → 結果の数字」の順に書くと説得力が出ます。総務なら、社内調整の力と、仕組みをつくって定着させる力のどちらかを軸にすると書きやすくなります。

会社規模・担当領域別：職務経歴書の書き分け方

総務は、会社の規模によって仕事の中身が大きく変わる職種です。採用担当が見るポイントと、強調すべき数字も変わります。まずは全体像を表で確認し、そのあと自分に近いタイプの解説を読んでください。

タイプ	採用担当が見るポイント	強調したい数字
中小企業の総務全般	1人で幅広い領域を回し、改善まで進められるか	担当領域の数、従業員数、コスト削減額
上場企業の総務（株主総会・ガバナンス）	法令と期限を守って会議体を運営できるか	総会・取締役会の回数、株主数、準備期間
ファシリティ・オフィス移転	予算と期限の中で大きなプロジェクトを動かせるか	面積・席数、予算、期間、業者数、削減額
一般事務から総務へ	総務の領域につながる経験と、守備範囲を広げる意欲	担当した総務的業務の量、改善の前後

中小企業の総務全般

従業員数十名から数百名の会社では、総務が人事・経理の一部やITまで兼ねることも珍しくありません。幅の広さは強みですが、並べるだけでは「何でも少しずつ」の印象になります。領域ごとに分けて書き、それぞれに量か成果の数字を1つ添えましょう。

上場企業の総務（株主総会・ガバナンス）

上場企業の総務では、株主総会や取締役会の事務局、規程の管理など、会社法や上場のルールに沿って進める仕事が中心になります。採用担当が知りたいのは、どの準備工程を自分で担えるかです。「株主総会を担当」ではなく、担った工程を具体的に書きます。

ファシリティ・オフィス移転

オフィスの移転・改装、拠点の開設・統合は、総務の経験の中でも特に評価されやすいプロジェクトです。金額も期間も大きいため、規模を表す数字がそろっているほど説得力が増します。

一般事務から総務へ

一般事務から総務の求人に応募する場合は、これまでの事務の中から総務の領域につながる仕事を選び出して書くのがポイントです。備品の発注、契約書のファイリング、社内行事の準備などは、総務の入り口となる経験です。

あわせて読みたい：人事・労務の職務経歴書の書き方

2026年の総務とAI：職務経歴書にどう書くか

最初にお伝えしておくと、AIをどこまで使うか、応募者にどこまで求めるかは、応募先の規模・業界・社内ルールによって大きく違います。IPA（情報処理推進機構）の「DX動向2026」では、AIを導入している企業は従業員1,001人以上で8割近くに上る一方、101人以下では16.6%でした。AIを使った経験がないから不利になる、と考える必要はありません。求人票に「生成AI」「AIツール」などの記載があるかを確認し、書く量を調整しましょう。

そのうえで、総務にはほかの職種と違う点があります。自分の仕事でAIを使うだけでなく、社内でAIを使うためのルールや仕組みを整える側に立つことが多い点です。

総務で現実的なAIの使い方

総務省の「令和8年版 情報通信白書」によると、生成AIを業務で使っている日本企業では、「社内ヘルプデスク」での活用が約5割にのぼります。社員からの「この手続きはどうすればいいか」という問い合わせに答える仕事は、多くの会社で総務が担ってきたものです。2026年時点では、たとえば次のような使い方が現実的です。

• 社内規程や手続きの資料をもとに、社内FAQの回答案をつくり、総務で規程と照らして確認する
• 規程の改定案や新旧対照表、社内通知文の下書きをつくり、表現や抜け漏れを確認する
• 社内会議の議事録の下書きをつくる（未公表の重要な情報は入力しない）
• 業者から届いた見積書や契約条件を比べる観点を整理する（判断は自分で行う）
• 情報システム部や法務と一緒に、社内の生成AI利用ガイドラインをつくる

どれも、AIがつくるのは「たたき台」で、最後の確認と判断は人が行う使い方です。最後の項目のようにルールづくりに関わった経験は、総務ならではの実績として書けます。

書き方：「AIを使った」ではなく「何の業務が、どう変わったか」

AIの活用を書くときも、ほかの実績と同じです。どの業務で・どう使い・何が変わったかを書きます。総務の場合は、社内ルールに沿っていたことと、内容を自分たちで確認したことまで書くと、採用担当が安心して読めます。

注意点：機密情報を入力しない、盛らない

総務は、取締役会の議事録、未公表の人事や組織変更、取引先との契約条件、社員の個人情報など、外に出してはいけない情報を日常的に扱う仕事です。こうした情報を、会社が認めていないAIツールに入力しないことが大前提です。職務経歴書でも、社内ルールに従ったこと、AIの出力を自分で確認したことが伝わるように書きましょう。

また、少し試しただけの経験を「AI活用を全社に推進」のように大きく書くのは避けます。ガイドラインづくりも、自分が担当した範囲（原案の作成、社内説明など）を正直に書くのが基本です。面接で詳しく聞かれても説明できる範囲で書きましょう。

AIを使っていない・禁止の職場だった人は

情報管理の方針から、生成AIの利用を禁止したり、慎重に検討を続けたりしている会社は少なくありません。使っていなかったこと自体は、マイナスに受け取る必要はありません。

代わりに書けるのは、電子契約やワークフロー、安否確認システムなど、新しい仕組みを社内に入れて定着させた経験です。ツールを選び、社内のルールを整え、使われるまで説明する力は、AIを社内に広めるときにもそのまま求められます。応募先がAIの活用を求めている場合は、個人で学んでいる範囲を正直に書き、「機密情報をどう守りながら使うか」を自分の言葉で話せるようにしておきましょう。

実績の数字が書けないときの対処法

「総務は売上を生まないので、書ける成果がない」と感じる人もいるでしょう。総務の成果は、量・期限・費用・変化の4つで考えると、ほとんどの仕事を数字に置き換えられます。台帳や契約書の一覧、訓練の記録を見返すと、数字が見つかります。

あわせて読みたい：アピールできる実績がない人の職務経歴書の書き方

提出前のチェックリスト

書き終えたら、提出前に次の項目を確認しましょう。

• 職務要約に、会社の規模（従業員数・拠点数）・担当領域・代表的な成果が入っている
• 業務を「総務全般」でまとめず、ファシリティ・株主総会・規程・BCPなど領域の言葉で書いている
• プロジェクトに、自分の役割・期間・関係者の数・結果（削減額など）を書いている
• コスト削減は、何の費用を年間いくらからいくらに減らしたかがわかる
• 取締役会の議題や未公表の情報など、社外秘の内容を書いていない
• AIの活用を書く場合は、使った業務と変化、社内ルールに沿って確認したことが伝わる
• A4で1〜2枚に収まり、誤字脱字や表記ゆれがない

総務は、社内文書や規程を整える立場の仕事です。職務経歴書そのものが、文書を正確に整える力の見本として読まれると考えておきましょう。

よくある質問

総務の職務経歴書は何枚が適切ですか？

A4で1〜2枚が目安です。総務は担当領域が多く長くなりがちですが、応募先に関係の薄い業務は1行にまとめ、経験が長い人でも3枚以内に収めましょう。

担当業務が多すぎて、何を優先して書けばいいかわかりません。

応募先の求人票の「業務内容」と「必須経験」に書かれた領域を優先します。たとえばファシリティ担当の求人なら、オフィスや設備に関わる経験を詳しく書き、株主総会や社内イベントは短くまとめます。

総務に役立つ資格がないと不利ですか？

総務は、資格がなくても応募できる求人が多い仕事です。資格よりも、担当した領域と規模、プロジェクトの成果が重視されると考えられます。ビジネス・キャリア検定試験の「総務」や防災士などは、知識を客観的に示す補足として書きましょう。

社内イベントの運営経験は、評価されますか？

書き方次第で評価につながります。「社員旅行の幹事」ではなく、「全社イベント（参加者約400名）の企画・運営。予算内で実施し、参加率を前年の約6割から約8割に向上」のように、規模・予算・結果を書くと、社内を巻き込んで物事を進める力として伝わります。

AIを使った経験がないと、総務の転職で不利になりますか？

不利になるとは限りません。AIの導入状況は、会社の規模や業界によって大きく違います。求人票に「生成AI」「AIツール」などの記載がなければ、無理に書く必要はありません。記載がある場合は、電子契約やワークフローなど新しい仕組みを社内に定着させた経験を具体的に書きましょう。