秘書の職務経歴書の書き方｜採用担当に伝わる記入例と無料テンプレート

秘書の職務経歴書は、多くの人が「スケジュール管理、来客対応、電話対応、出張手配」と同じ業務名を並べがちです。採用担当が知りたいのは、どの立場の役員を何人、どれだけの量の予定と手配で支えてきたかです。

秘書の仕事は「何も起きなかった」ことが成果になりやすく、しかも役員の名前や会食の相手など、書けない情報が多い職種です。書けることと書けないことを分け、件数と工夫で示すのがコツです。

この記事では、グループ会社を束ねる持株会社で社長を担当し、秘書室リーダーも務める人の記入例をもとに、項目ごとの書き方と、役員秘書・グループ秘書・外資系秘書・士業や医療の秘書の書き分け方を解説します。

秘書の職務経歴書の記入例

まずは完成イメージです。食品製造・外食・小売など12社を束ねる持株会社で、総務部の受付から秘書室に移り、常務2名の担当を経て社長を担当している人を想定しています。画像をタップすると拡大できます。

同じ形式のテンプレートを、Word・Excel・PDFの3形式（空欄と記入見本の2点セット）で無料で用意しています。

データで見る：秘書の仕事の範囲と、秘書検定

書き方の前に、秘書が実際にどんな業務を担っているのかと、秘書検定の位置づけを公的なデータで確認しておきましょう。

秘書の9割以上が、予定の調整と「情報の取捨選択」を担っている

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）で、秘書として働く人が行っている業務を見ると、最も多いのは「必要な情報を取捨選択し、わかりやすくまとめて幹部に報告する」（96.7%）でした。その日の予定を確かめて社内外へ連絡・調整する、幹部の意向を社内外へ伝える（ともに95.0%）が続きます。

出典：職業情報提供サイト（job tag）「秘書」（厚生労働省）　タスク

就業者へのWeb調査による値で、回答者は数十人規模のため、細かな差に意味はありません。それでも、秘書の仕事の中心が予定の管理と情報の仲介にあることは読み取れます。

ほとんどの秘書が同じ業務を担っている以上、業務名を並べるだけでは違いが伝わりません。差がつくのは、予定や手配の量と、問い合わせへの回答のように「役員に代わって判断を任されていた範囲」です。

英語や経営のサポートは半数前後。職場によって求められる秘書像は違う

同じ調査で実施率が半数前後にとどまる業務もあります。経営や企画のサポートは50.0%、会社全体のプロジェクトのサポートは51.7%、英文のビジネス文書の作成や翻訳・通訳は35.0%でした。

出典：職業情報提供サイト（job tag）「秘書」（厚生労働省）　タスク

予定の管理はほぼ全員が担う一方で、英語や経営に近い仕事をどこまで任されるかは、職場によって分かれていると考えられます。

秘書検定の合格率は、準1級で41.3%、1級で33.3%

秘書の資格として最もよく知られているのが、公益財団法人実務技能検定協会の「秘書技能検定（秘書検定）」です。第137回（2025年11月16日実施）の受験者状況を見ると、合格率は3級70.4%、2級56.0%、準1級41.3%、1級33.3%でした。

出典：第137回 受験者状況（実務技能検定協会）

受験者数も準1級は1,697名、1級は552名と少なく、第139回（2026年6月21日実施）も準1級42.3%、1級31.4%と同じ傾向でした。協会の受験要項によると、準1級と1級は筆記試験の合格者に面接試験があります。

準1級以上は、面接試験まで合格した、持つ人の少ない資格です。ただし採用担当が最も重く見るのは、資格より実務の中身だと考えられます。

採用担当が秘書の職務経歴書で見ている3つのこと

採用の現場でよく言われる傾向を踏まえると、秘書の採用担当は書類から次の3つを確認しています。

1. 誰を、どこまで支えてきたか担当した役員の役職と人数、会社の規模。社長担当か、複数の役員を受け持つ形か。応募先で担当する役員と近い立場の人を支えてきたかを、採用担当は最初に確かめます。
2. 仕事の量と、任されていた範囲予定の件数、会食・出張の手配の回数、取締役会などの会議の準備。言われたことをこなすだけでなく、社外からの依頼の一次対応など、判断を任されていた範囲まで見ています。
3. 先を読んで動けるか、口が堅いか抜け漏れを防ぐ工夫や、役員の時間をつくるための段取りが、結果とともに書かれているか。あわせて、役員や取引先の名前、社外秘の内容を書いていないかで、情報の扱い方も見られます。

3つ目は秘書ならではの視点です。職務経歴書そのものが、情報をどう扱う人かを示す最初の材料になります。

項目別の書き方：OK例とNG例の違い

ここからは項目ごとに、NG例とOK例を並べて解説します。OK例は記入例からの引用です。

職務要約：経験年数・担当役員・主な業務と量を3〜5行で

職務要約では、秘書としての経験年数に加えて、担当した役員の役職と人数の変化を必ず入れます。

職務経歴：担当役員が変わるごとに行を分け、業務を件数で書く

職務経歴は、秘書の職務経歴書でいちばん重要な項目です。まず下の画像の3つのポイントを押さえましょう。

1つ目の会社概要は、秘書の場合とくに大切です。記入例の「グループ会社12社」「連結7,800名」があると、その社長を支える仕事の広さが想像できます。

調整・手配の実績：「抜け漏れが減った」「時間ができた」を数字で書く

秘書の成果は「問題が起きなかったこと」になりがちです。そこで、起きていた問題の件数が、工夫のあとどう変わったかを数えます。

1つ目の実績は、秘書室全体（役員14名）の予定の入れ方をそろえた結果です。仕組みを変えた場合は、自分の担当の話か、秘書室全体の話かがわかるように書きます。

機密情報：書かないことで「口の堅さ」を伝える

秘書は、役員の予定や経営の決定前の情報など、社外に出せない情報を日常的に扱います。職務経歴書では、固有名詞を役職・業種・件数に置きかえるのが基本です。経験の大きさは、名前を出さなくても十分に伝わります。

書かない情報	置きかえ方の例
役員の氏名	「代表取締役社長」「取締役 常務執行役員（管理部門・海外事業担当）」
会食・面談の相手の名前	「会食の手配（月約12件）」と件数だけ
取引先・グループ会社の社名	「食品製造・外食・小売など12社」「取引先約350社」
M&A・人事・組織再編など未公表の案件	「取締役会・経営会議の資料の取りまとめ」と業務の種類だけ
役員の健康・家族・私的な予定	書かない（私的な手配をしていた場合も「社外の予定の調整」程度にとどめる）

自社名は書いて構いませんが、会社名と役職から個人がわかる場合もあります。役員本人について知り得たことは、名前がなくても書かないと考えておくと安心です。

面接で会食について聞かれたときも、「取引先の経営層との会食が月に十数件」のように、相手を特定しない答え方を準備しておきましょう。

活かせる経験・知識・スキル：経験を3つに絞り、資格・語学は正式名称で

応募先で使える経験を3つ程度に絞り、担当した役員の役職と年数を1つ目に置きます。

PCスキル・語学：ツール名より「何に使ったか」と量

秘書のPCスキルは、共有カレンダーの運用と、社外向けの文書の作成が中心です。ツール名だけでなく、誰の予定を何人分、どんな文書を月に何通まで書くと、実務の量がわかります。

自己PR：強みは2つまで、エピソードと結果を添える

自己PRは「困っていた状況 → 自分の行動 → 結果の数字」の順に書きます。秘書なら、役員の時間をつくる段取りか、秘書室の仕組みづくりを軸にすると差がつきます。

秘書のタイプ別：職務経歴書の書き分け方

同じ「秘書」でも、誰を何人支えるか、どの言語で、どんな現場で働くかによって、採用担当が見る点は変わります。自分に近いタイプを読んでください。

タイプ	採用担当が見るポイント	強調したい数字
役員秘書（社長・役員付き）	支えた役員の役職と会社の規模、経営会議まわりの準備、判断を任された範囲	予定の件数、会食・出張の回数、依頼の一次対応の件数
グループ秘書（部門・複数名を担当）	複数の上司の予定を同時にさばく優先順位づけと、定型業務の量	担当人数、秘書の人数、手配・精算の件数
外資系秘書（英語）	英語で調整・文書作成ができるか、時差や本社とのやり取りに慣れているか	英語でのやり取りの件数、海外とのWeb会議の回数、スコア
士業・医療の秘書	専門の期限・手続きを守る管理と、依頼者や患者の情報の扱い	担当する先生の人数、期限管理の件数、学会・出張の手配回数

役員秘書（社長・役員付き）

役員秘書では、支えてきた役員の立場がそのまま経験の重さとして読まれます。役職・担当分野・会社の規模の3つをそろえて書きます。

グループ秘書（部門・複数名を担当）

部長や本部長を数名から十数名、秘書数名で受け持つ形です。複数の上司の依頼がぶつかったときの優先順位のつけ方と、手配・精算などの量が強みになります。

外資系秘書（英語）

外資系では、英語で予定を調整し、文書を作れることが前提になることが多くあります。スコアだけでなく、英語で何を、どのくらいの頻度でしていたかを書くのがポイントです。英文の職務経歴書を求められることもあるため、日本語版と内容をそろえておきましょう。

士業・医療の秘書

法律事務所や会計事務所、病院の医局などでは、先生方の予定に加えて、専門の期限と手続きを守る管理が仕事の中心になります。

病院の医局秘書なら、担当する医師の人数、学会出張の手配回数、論文・抄録の書式の確認などを書き、診療報酬の請求などの医療事務とは違う仕事だとわかるようにします。

あわせて読みたい：総務の職務経歴書の書き方

2026年の秘書とAI：職務経歴書にどう書くか

AIの使い方や、どの程度の活用を求めるかは、応募先の規模・業界・社内ルールによって大きく違います。IPA（情報処理推進機構）の「DX動向2026」では、AIを導入している企業は従業員1,001人以上で8割近くにのぼる一方、101人以下では16.6%にとどまります。

AIを使った経験がないからといって、書類選考で不利になると考える必要はありません。まずは求人票に「生成AI」「AIツール」などの記載があるかを確認しましょう。記載があれば具体的に書き、なければPCスキル欄に1行添える程度で十分です。

秘書の仕事で現実的なAIの使い方

総務省の「令和8年版 情報通信白書」によると、企業が生成AIを使っている業務では「議事録・メール作成補助」が約7割と最も高くなっています。文書のやり取りが多い秘書の仕事とは相性がよく、たとえば次のような使い方が現実的です。

• 英文の日程調整メールや、海外からの来客への案内文の下書きをつくる
• 礼状・挨拶状・お見舞い状などの文案のたたき台をつくり、言い回しを比べる
• 社内のWeb会議の記録から、役員向けの要点メモの下書きをつくる（会社が認めたツールに限る）
• 訪問先の会社の公表資料を要約し、面談前の確認資料にまとめる

役員の名前で出る文書だからこそ、AIの出力を自分で確認する工程が欠かせません。

「何の業務で・どう使い・どう確かめたか」を書く

ほかの業務と同じように、対象の業務と使い方、情報の扱いで気をつけたことをセットで書きます。

使うとき・書くときの注意点

秘書の予定表には、会食の相手や未公表の案件の会議など、それ自体が機密になる情報が並びます。AIの経験を書くときは、次の3点を添えましょう。

• 役員の予定や会食の相手、取引先名、個人情報をAIに入力しなかった
• 会社が認めたツールを、社内ルールの範囲で使った
• AIの出力をそのまま使わず、敬語・宛名・日時・事実を自分で確認した

使った経験を実際より大きく書くのは避け、面接で「AIの下書きのどこを直したか」と聞かれても答えられる範囲にとどめます。

AIを使っていない・禁止の職場だった人は

役員の情報を扱う秘書室では、生成AIの利用を認めていない会社も珍しくありません。ルールに従って情報を守ってきたこと自体が、秘書として大切な姿勢です。

代わりに、文書や手配の手間を、仕組みで減らした経験を書きましょう。礼状のひな形を用途別に整えた、といった経験は、AIを使った効率化と同じ「仕事のやり方を自分で変えられる力」を示します。

実績の数字が書けないときの対処法

秘書の仕事は、予定表やメール、手配の記録にほとんどが残っています。

記録の場所	拾える数字	書き方の例
共有カレンダー	予定の件数、会議・来客・会食の内訳	会議・来客・会食など月約180件の予定
出張・会食の予約、経費精算の記録	出張・会食の回数、精算の件数	海外出張の手配 年6回
メールの送信履歴・依頼の受付記録	社外からの依頼の件数、送った文書の数	面談・講演依頼の一次対応 月約40件

正確な数字がわからない場合は「約」「月平均」をつけ、どう数えたかを面接で説明できる範囲で書きましょう。そのうえで、秘書によくある次のケースを参考にしてください。

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提出前のチェックリスト

書き終えたら、提出前に次の項目を確認しましょう。

• 職務要約に、秘書としての経験年数・担当役員の役職と人数・主な業務が入っている
• 担当役員が変わるごとに期間を区切り、役職と人数を書いている
• 予定の件数、会食・出張の手配の回数、会議の準備などを、件数や頻度で書いている
• 工夫したことを、重複・連絡漏れの件数や期間など「前→後」の数字で書いている
• 役員・取引先の氏名、会食の相手、社外秘の内容など、職務上知った情報を書いていない
• 秘書技能検定や語学の試験を、正式名称・級やスコア・取得年月とともに書いている。AIを使った場合は、機密を入力せず内容を確認したことを書いている
• A4で2枚程度に収まり、敬語・役職名・数字に誤りがない

よくある質問

担当した役員の名前や、会社名は書いてもいいですか？

自社の会社名は書いて構いませんが、役員の氏名は書かず、役職と担当分野で表します。取引先や会食の相手の名前も書きません。業種と件数で書けば、経験の大きさは十分伝わります。

秘書検定は何級から書けばいいですか？

取得していれば、級にかかわらず書いて構いません。複数の級は、記入例のように取得順に並べても、最上位の級だけでもよいでしょう。

秘書から一般事務や総務へ転職する場合、何を強調すればいいですか？

予定の管理よりも、会議の運営、文書の作成、経費の集計、株主総会の対応など、部署全体を支えた仕事を前に出します。マニュアル改訂や後輩の育成も評価されやすい内容です。

英語に自信がありませんが、外資系の秘書に応募できますか？

求める英語の水準は求人によって違うため、まず求人票の条件を確認しましょう。応募する場合は、英語で日程調整のメールを送っていたなど、実際に使った場面と頻度を書くと、任せられる範囲が正しく伝わります。

AIを使った経験がないと、秘書の転職で不利になりますか？

AIの活用をどの程度求めるかは応募先によって大きく違い、経験がないことだけで不利になるとは限りません。役員の情報を扱う秘書室では利用を認めていない会社もあります。求人票にAIの記載がある場合は、文書のひな形づくりなどで手間を減らした経験を具体的に書きましょう。