採用担当の職務経歴書の書き方｜採用担当に伝わる記入例と無料テンプレート

採用担当の職務経歴書は、「母集団形成から面接調整、内定者フォローまで担当」と、仕事の流れを並べて終わりがちです。けれども、読み手の採用担当は、その流れを毎日自分で回している人です。流れの説明だけでは、あなたが何を良くしてきたのかが伝わりません。知りたいのは、誰を、何人、どんな数字で見直しながら採ってきたかです。

採用の仕事は、成果が数字で見えやすい仕事です。採用人数と達成率に加えて、応募から入社までの人数、1人あたりの採用費、入社後の定着率。どの数字を見て、現場の部門と何を変えたかを書けると、「採用を回す人」ではなく「採用を良くできる人」として読まれます。

この記事では、プラント設計会社で約10年半、技術系の新卒採用と技術者の中途採用を担当してきた人の記入例をもとに、項目ごとの書き方と評価される理由を解説します。応募先別の書き分け方、AIの経験の書き方も紹介します。

採用担当の職務経歴書の記入例

まずは完成イメージです。プラント設計会社で、総務を2年経験したのち、技術系の新卒採用を4年、技術者の中途採用を6年半担当し、現在はリーダーとして2名をまとめている人を想定しています。画像をタップすると拡大できます。

この記入例と同じ形式のテンプレートを無料で用意しています。Word・Excel・PDFの3形式で、空欄テンプレートと記入見本の2点セットです。

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ツールで聞かれる質問や記入見本は、採用担当の職務経歴書をAIで作成するページで先に確かめられます。

データで読む：採用担当は「何人採ったか」より「どう確度を上げたか」で読まれる

書き方に入る前に、採用の現場を取り巻く状況を公表データで見ておきます。3つの資料を重ねると、見えてくることは1つです。人が足りない会社が多く、中途採用を予定する会社も増え、応募する側は条件を見比べて動いています。だから評価されるのは、限られた応募者を、入社と定着まで確実につないできた人です。

正社員が「不足」と答えた事業所は、「過剰」を47ポイント上回る

厚生労働省の「労働経済動向調査（令和8年5月）」によると、2026年5月1日現在、正社員等の労働者が「不足」と答えた事業所の割合から「過剰」の割合を引いた値（過不足判断D.I.）は、調査産業計でプラス47ポイントでした。不足が49%、過剰が2%です。産業別では、建設業がプラス59ポイント、学術研究，専門・技術サービス業がプラス54ポイントと、技術者を多く抱える産業でさらに高くなっています。

出典：労働経済動向調査（令和8年5月）の概況（厚生労働省）（2026年6月23日公表）

同じ調査では、労働者が不足している部門に何らかの対応をした事業所のうち、対応の内容として「中途採用の開始・拡大・強化」を挙げた割合が69%で最も多くなっています（2026年1〜3月期の実績、複数回答）。人手不足への答えとして、まず中途採用に期待が集まっていることがわかります。

読み手の側から見ると、「採用目標を達成した」だけでは、どれだけ難しい採用だったのかが伝わりません。編集部の読みでは、採った職種と、その職種の採りにくさがわかる情報を添えると、同じ人数でも重みが変わります。記入例では「プロセス・機械・電気計装・配管の設計、プロジェクトマネジャーなど12職種」と、採った職種を具体的に書いています。

3年以内に転職者を採る予定の事業所は63.6%。5年前より10ポイント増

厚生労働省の「令和7（2025）年転職者実態調査の概況」によると、今後3年間に転職者を採用する予定がある事業所は63.6%でした。前回の2020年調査（53.3%）から10.3ポイント増えています。規模別では、1,000人以上で90.5%、100〜299人でも81.1%にのぼります。

出典：令和7（2025）年転職者実態調査の概況（厚生労働省）（事業所調査 表7、2026年9月25日公表）

中途採用を予定する会社が増えれば、同じ応募者を複数の会社が取り合う場面も増えます。応募が集まっても、面接や内定の段階で他社に移ってしまえば採用にはなりません。

編集部の読みでは、これからの採用担当の書類では、採用人数に加えて、応募から入社までの各段階の人数を書くことが大きな意味を持ちます。記入例の「応募 約1,050名、面接 128名、内定 41名、入社 34名（内定承諾率83%）」のように並べると、読み手はどの段階に強いのかを自分で読み取れます。

転職で賃金が増えた人は40.8%。減った人も31.0%いる

厚生労働省の「令和7（2025）年雇用動向調査結果の概況」によると、2025年に転職した人のうち、前の職場より賃金が「増加」した人は40.8%、「減少」した人は31.0%、「変わらない」人は25.5%でした。1割以上増えた人が28.2%いる一方で、1割以上減った人も21.9%います。

出典：令和7（2025）年雇用動向調査結果の概況（厚生労働省）（転職入職者の賃金変動状況、2026年8月31日公表）

応募する人にとって、転職は条件を見比べて決める大きな選択です。賃金だけでなく、仕事の中身や働き方まで納得できるかで、内定を受けるか、入社後も続けるかが決まります。

編集部の読みでは、内定承諾率と入社後の定着率は、採用担当が応募者に仕事の中身を正しく伝えられたかを映す数字です。記入例では、求人票を部門長と作り直したこと、入社3か月までの面談を配属先と分担したことを書き、定着率81%から93%への変化と結びつけています。

まとめると、いまの採用担当の職務経歴書では、採った職種と人数、応募から入社までの各段階の数字、入社後の定着まで書けるかで差がつきます。次は、採用担当が書類のどこを見ているかを確認します。

採用担当が採用担当の職務経歴書で見ている3つのこと

こうした変化と採用の現場でよく見られる傾向を踏まえると、採用担当の書類を読む人は、次の3つを確認しています。読み手も採用の実務を知っているため、数字の意味がすぐに伝わる相手だと考えて書きましょう。

1. 誰を、どれくらいの規模で採ってきたか新卒か中途か、採用した職種と年間の人数、会社の規模。応募先と同じような職種・人数を任せられるかを、採用担当は最初に確認します。
2. 数字で採用を見直してきたか採用人数と達成率に加えて、応募から入社までの人数、採用単価、入社後の定着率。どの数字を見て、何を変えてきたかで、採用を「回す」だけでなく「良くする」人かがわかります。
3. 現場の部門と組んで進める力求人票や面接の基準を、配属先の部門とどう作ってきたか。人材紹介会社などの外部との分担、入社後の受け入れまで含めて、社内外を動かせるかを見ます。

3つとも、答えになるのは「候補者に寄り添った」という姿勢ではなく、職種・人数・率という事実です。分母と年度をそろえて、確かめられる形で書きましょう。

項目別の書き方：OK例とNG例の違い

ここからは項目ごとに、NG例とOK例を並べて解説します。OK例は記入例からの引用です。採用担当で特に差がつくのは、職務経歴の担当ごとの書き方と、採用の数字（人数・率・単価・定着）の書き方です。

職務要約：新卒・中途の別・採用した職種・立場・代表的な数字を3〜5行で

職務要約は、読み手が最初に目を通す部分です。経験年数に加えて、新卒か中途か、どんな職種を採ってきたかを最初に書きます。営業職の大量採用と、専門職の少人数の採用とでは、必要な進め方がまったく違うためです。

職務経歴：担当ごとに「職種・人数・経路・予算」をそろえる

職務経歴は、新卒採用・中途採用など担当が変わるたびに行を分けます。どの行にも採った職種と人数、使った経路、予算の規模をそろえると、任されていた範囲がひと目でわかります。下の画像の3つのポイントを押さえましょう。

人材紹介会社や求人広告などの外部の力を借りるのは、採用ではふつうのことです。大切なのは、外部に任せた部分と自分で行った部分を分けて書くことです。「人材紹介会社 約25社との窓口」のように数で書き、選考の基準づくりなど自分で行ったことは別の行に書くと、役割が正しく伝わります。

採用の数字（人数・率・単価・定着）：分母と年度をそろえて書く

採用担当ならではの実績が、採用の数字です。データの章で見たとおり、応募者を入社と定着までつなぐ力が問われています。何を変えて、どの率が変わったかをセットで書くと、採用を良くできる人だと伝わります。

採用単価は、会社によって計算の仕方が違います。人材紹介会社への手数料と求人広告費だけで計算する会社もあれば、説明会やツールの費用まで含める会社もあります。記入例のように「1人あたりの採用費」と言葉を添え、同じ計算の仕方で年度を比べることが大切です。面接で計算の中身を聞かれたら答えられるようにしておきましょう。

活かせる経験・知識・スキル：採った職種・経路と予算・部門との進め方から3つに絞る

職務経歴の中から、応募先で使える経験を3つに絞って箇条書きにします。システムや法令の細かい内容は業務知識・PCスキル欄に任せ、ここではどんな採用を任せられるかを書きます。

業務知識・PCスキル欄では、守ってきたルールも書けます。記入例では「職業安定法にもとづく求人の労働条件の明示、応募書類など個人情報の保管・廃棄の手順」と書き、採用の仕事に欠かせない法令やルールを実務で扱ってきたことを示しています。

自己PR：強みは2つまで。「課題 → 部門と変えたこと → 数字」の順で

自己PRは、採用のどこに課題を見つけ、誰と何を変え、どの数字が変わったかの順に書きます。採用担当の自己PRは「候補者に寄り添う」「人を見る目」といった姿勢の話になりがちですが、読み手が知りたいのは、個人の感覚に頼らず、仕組みで採用を良くできるかです。

応募先別：採用担当の職務経歴書の書き分け方

採用担当の求人は、会社の規模や採用の段階によって、求められることが大きく違います。どの応募先でも共通するのは、職種・人数・率の3つをそろえて書くことです。まずは表で全体像を確認しましょう。

応募先	採用担当が見るポイント	前に出すこと
同じように専門職を採る会社	採りにくい職種を、部門と組んで採れるか	採った職種と人数、部門と作った求人票・評価の基準
新卒採用が中心の会社	学校やインターンを通じて、毎年の採用を回せるか	学校・インターンの運営、内定から入社、入社後の定着
採用を立ち上げる会社	経路や仕組みを一から作れるか	経路の追加、予算の組み立て、仕組みを作った経験
人事全般を任せる会社	採用以外の人事の仕事にも関われるか	採用に加えて、労務・制度・研修に関わった範囲

同じように専門職を採る会社へ

エンジニアや研究職、医療職など、採りにくい専門職を採る会社では、部門の言葉を理解して基準を作れるかが見られます。採用担当は、部門と一緒に作った基準と、その結果を確かめます。

よくある落とし穴は、専門用語を並べて「技術がわかる」と書くケースです。知識の量よりも、部門と基準を作った経験と、その結果を書きましょう。

新卒採用が中心の会社へ

新卒採用が中心の会社では、学校との関係づくりやインターンシップの運営、内定から入社までの関わり方が見られます。中途採用の経験が長い人も、新卒採用の経験があれば行を分けて書きましょう。

よくある落とし穴は、説明会の回数や参加人数だけを書くケースです。そこから何人が入社したかまで書くと、活動の成果が伝わります。

採用を立ち上げる会社へ

急いで人を増やしたい会社や、採用の専任がまだいない会社では、経路や仕組みを一から作れるかが見られます。採用担当は、自分で作った仕組みと、それで何が変わったかを確かめます。

よくある落とし穴は、大きな会社の仕組みの中での経験を、自分が作ったように書くケースです。既にあった仕組みと、自分で加えたことを分けて書きましょう。

人事全般を任せる会社へ

中小企業などでは、採用に加えて、労務や制度、研修まで一人で担うことがあります。採用担当は、採用以外の人事の仕事にどこまで関われるかを確かめます。

よくある落とし穴は、経験のない労務の仕事を「対応できます」とだけ書くケースです。経験した範囲を正直に書き、学んでいることを添えましょう。

2026年の採用担当とAI：職務経歴書にどう書くか

最初にお伝えしたいのは、AIの使い方や、AIの経験を求める度合いは、応募先によって大きく違うということです。IPAの「DX動向2026」では、AIを導入している企業は従業員1,001人以上で8割近くにのぼる一方、101人以下では16.6%でした。大企業の人事部と、少人数の会社の採用担当とでは、事情がまったく違います。

AIを使った経験がないからといって、書類選考で不利になると考える必要はありません。まずは求人票に「生成AI」「AIツール」などの言葉があるかを確認しましょう。記載があれば具体的に書き、なければ業務知識・PCスキル欄に1行添える程度で十分です。

採用担当で現実的なAIの使い方

IPAのプレス発表では、AIの用途として「文書・レポート作成」（80.5%）が多く挙がっています。採用担当なら、次のような使い方が現実的です。

使い方	具体例	自分で確かめること
求人票	仕事内容の説明の下書き	労働条件や必須の経験は部門と確認する
スカウト文	職種ごとの文面の下書き	応募者の個人情報を入れていないか
説明会の資料	会社説明の構成案	数字や制度は社内の資料で確かめる
面接の準備	職種ごとの質問の候補づくり	評価の基準は部門と決めたものを使う

採用担当ならではの注意点は、応募者の個人情報を入力しないこと、選考の合否をAIに決めさせないことです。応募書類や面接の記録は、応募者から預かった大切な情報です。

書き方：「何の業務で・どう使い・何を入れなかったか」

「生成AIを活用」とだけ書いても、何ができるのかは伝わりません。記入例では業務知識・PCスキル欄と職務経歴に1行ずつ書いています。

AIの経験を書くときの注意点

• 応募者の氏名・経歴・面接の記録などを入力しない。書類にも「入れなかった」ことを書くと安心されます。
• 会社が認めたツールを、社内ルールの範囲で使ったことを前提に書く。
• 求人票の労働条件など、AIの出力をそのまま使わず、部門と人が確かめたことを書く。
• 盛らない。数回試しただけの経験を「活用」と書くと、面接で詳しく聞かれたときに答えに困ります。

AIを使っていない・禁止の職場だった人は

応募者の個人情報を扱う採用の仕事では、生成AIの利用を限っている職場も少なくありません。ルールに従ってきたこと自体が、情報を預かる仕事として大切な姿勢です。

代わりに、仕組みで採用を変えた経験を書きましょう。記入例の「12職種の求人票を設計部門長と作り直し」のように、基準をそろえて内定に至る割合を上げた経験は、AIと同じく「仕事のやり方を自分で変えられる力」を示します。

実績の数字が書けないときの対処法

採用担当は数字の多い仕事ですが、「予算は上司が管理していた」「年に数名しか採っていない」など、書ける数字が少ないと感じる人もいます。人数・率・時間・仕組みの4つの切り口で探すと、書ける数字はたいてい見つかります。

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提出前のチェックリスト

書き終えたら、提出前に次の項目を確認しましょう。

• 職務要約に、経験年数・新卒/中途の別・採用した職種・立場・代表的な数字が入っている
• 担当ごとに、採用した職種と人数、窓口の数、予算の規模を書いている
• 採用人数は目標と実績を並べ、応募から入社までの人数がわかる
• 率には分母と年度を添え、人数が少ないときは実数も書いている
• 応募者・社員の個人情報や、取引先の社名を書いていない
• 求人の労働条件の明示や個人情報の扱いなど、守ってきたルールがわかる
• 生成AIは使った業務と個人情報の扱いを書き、A4で2枚程度に収まっている

最後に、職務要約・職務経歴・自己PRで同じ数字（採用人数、率、採用単価、定着率など）を使っている箇所を読み合わせ、食い違いがないか、率の計算が合っているかを確かめましょう。読み手も採用の数字に慣れた人です。

よくある質問

採用の経験しかなくても、人事の仕事に応募できますか？

できます。採用は人事の入口となる仕事で、入社手続きや受け入れ、研修など、関わった仕事があれば書きましょう。労務や制度の経験がない場合は、正直に書いたうえで、学んでいることを添えると前向きに伝わります。

採用人数が少ないと、評価されにくいですか？

人数の多さだけで評価されるわけではありません。応募から入社までの人数や、入社後の定着など、一人ひとりの採用をどう進めたかを数字で書けば、少人数の採用でも仕事の中身は十分に伝わります。

人材紹介会社とのやりとりは、どう書けばいいですか？

窓口となった社数と、自分が担った役割（求める人物像の共有、推薦の基準のすり合わせなど）を書きます。社名は書かず、数で書きましょう。人材紹介会社に任せた部分と、自分で行った選考の部分を分けて書くと、役割が正しく伝わります。

採用担当に役立つ資格はありますか？

必須の資格はありません。人事の知識を学んだ証明として、ビジネス・キャリア検定試験（人事・人材開発）などを持っていれば、正式名称で書きましょう。資格よりも、採用の数字と仕組みを変えた経験のほうが重く見られます。

AIを使った経験がないと、転職で不利になりますか？

AIの活用をどの程度求めるかは応募先によって大きく違い、経験がないことだけで不利になるとは限りません。求人票や評価の基準の見直しなど、仕組みで採用を変えた経験を数字とともに書きましょう。